Bra att känna till om processkartläggning

Bra att känna till om processkartläggning

En process är en kedja med återkommande aktiviteter som i sin tur skapar ett arbetsflöde och i slutändan någon form av värde för en mottagare. Genom att analysera, utvärdera och sedan utveckla de interna processerna kan ett företag bli bättre på att skapa värde, antingen genom att de skapar mervärde eller genom att de utför processerna på ett mer effektivt sätt. Processkartläggning är en grundläggande aktivitet i utvecklandet av de egna processerna.

VAD ÄR PROCESSKARTLÄGGNING?

Att kartlägga processer handlar om att identifiera och synliggöra ett eller flera arbetsflöden. Det innebär i sin tur att du undersöker hur det egna företaget arbetar. Vad händer vid olika situationer, hur lång tid tar det och så vidare. Processkartläggning är ett utmärkt sätt att visa, på ett lättförståeligt och tydligt sätt, hur en verksamhet fungerar i praktiken. Det visar även hur en eller flera avdelningar faktiskt skapar något av värde för målgruppen samt hur de relaterar till varandra. Kartläggningen kan även synliggöra flaskhalsar, risker och problemområden. Det finns mer än en metod för processkartläggning och det finns även många enkla misstag och fällor som behöver undvikas.

VANLIGA METODER NÄR DET KOMMER TILL PROCESSKARTLÄGGNING

En av de enklaste och vanligaste metoderna kallas för ”Walk through”. Det handlar om att personerna som ska utföra kartläggningen tar sig igenom samtliga delar av processen, dokumentera allt som de stöter på och även genomföra intervjuer av nyckelpersoner. Denna metod tar längst tid att utföra. Det går att förenkla denna metod genom att exempelvis låta nyckelpersoner från de olika delarna av processen få beskriva sina respektive delar.

En naturlig del av en processkartläggning är kartritningen, den visuella representationen av processerna. Även här finns mer än en metod för processkartläggning, bland annat man börjar med processen syfte och mål, antecknar processens aktiviteter i lappar och arrangerar dessa i rätt ordning. Detta kan göras med hjälp av program och det kan även göras för hand.

HUR KAN PROCESSKARTLÄGGNING HJÄLPA VERKSAMHETEN?

När verksamhetens processer kartläggs blir det även tydligare hur verksamheten är uppbyggd och vart det finns möjlighet att skapa förbättring. Det kan exempelvis handla om att många kunder upplever att något är krångligt och tar mycket tid, eller att vissa delar av verksamheter är resursintensiva eftersom de utförs manuellt. Allt detta och mycket mer kan en konsult inom processkartläggning identifiera och visualisera.

VAD GÖR EN PROCESSKARTLÄGGNINGSKONSULT?

En processkartläggningskonsult ansvarar för att ta fram underlaget och kartlägga processerna i enlighet med en uppdragsbeskrivning. Uppdraget avslutas med att kartorna presenteras och sammanställs, eventuellt med förslag på förbättringar eller med kommentarer på anmärkningsvärda delar.

ANLITA EN PROCESSKARTLÄGGNINGSKONSULT REDAN IDAG

Om du vill hitta en konsult inom processkartläggning i Sverige finns det flera företag att vända sig till. Det finns även företag som erbjuder kartläggning av processer samt utbildningar och relaterade konsulttjänster, exempelvis processutvecklingstjänster. Du kan med fördel höra av dig till ett sådant företag för att ta reda på pris för processkartläggningskonsult samt få hjälp med att skapa en bra uppdragsbeskrivning. Om du vill identifiera flaskhalsar eller på något annat sätt förbättra verksamhetens processer är en kartläggning ett utmärkt sätt att börja.