Projektledningstips för en effektivare verksamhet

Projektledningstips för en effektivare verksamhet

Vi har samlat flera tips för projektledare att ta till sig. Dessa är bra att känna till oavsett om du är projektledare, deltagare eller en av intressenterna i ett projekt.

Vad är projektledning?

Först och främst behöver vi definiera vad ett projekt är. Vanligtvis syftar man på en tillfällig aktivitet som har ett tydligt syfte och tydliga gränser. Dessa gränser anger vad den tillfälliga aktiviteten får kosta och inom vilken tid allt ska vara färdigt. En projektledare är den person som ansvarar för att leda projektet till sina mål genom att planera, styra och leda projektets medlemmar.

 

Strategier och tips för projektledning

Vanligtvis delas ett projekt in i fem delar, dessa är:

 

  • Förstudien
  • Planeringen
  • Utförandet
  • Avslutningen
  • Utvärderingen

 

Vi går igenom några projektledningstips som kan vara till god nytta för en projektledare.

1. Planering

Förstudien är på många sätt även den första delen av planeringsfasen. Här handlar det oftast om att ta en idé eller en önskan och se om den är möjlig i verkligheten. Under en förstudie får du beskriva både vad syftet och målet är med förstudien, hur nuläget ser ut, vilka intressenter som finns, vilka krav som behöver uppfyllas samt hur idén ska lösas i verkligheten. Det är även vanligt att ta med en lönsamhetsanalys och en preliminär plan för hur utförandet skulle kunna se ut

Som du märker är allt detta högst relevant även vid planeringsfasen. Då anses projektet kunna bidra med något av värde och det är upp till projektledaren att börja planera exakt hur de ska genomföra projektet. En stor del av informationen som de behöver vid planeringen kommer från just förstudien.

2. Budgetering

När det kommer till projektledning handlar budgetering om att sätta realistiska gränser. Ett projekt får trots allt inte kosta hur mycket som helst, det finns en gräns när kostnaden för projektet överstiger avkastningen från investeringen. Budgeteringen bör omfatta hela projekttiden.

3. Ledarskapet

En stor del av arbetet som projektledare går ut på att coacha andra projektdeltagare och säkerställa att de har bästa möjliga förutsättningar för att kunna göra sitt jobb. Detta ställer höga krav på ledarens förmåga att kommunicera, både gentemot projektets deltagare och även mot andra intressenter. Projektledaren ska ha en tydlig vision för projektet och även kunna måla upp denna vision för andra så att det blir tydligt vad det är som ska göras och

varför det ska göras. Det är projektledaren som skapar struktur och motivation i ett projekt, vilket är en av anledningarna till att denna roll är mycket viktig och ställer höga krav på personens egenskaper, erfarenheter och kompetenser.

Lär dig mer om riskhantering

Riskmanagement, även kallat riskhantering, är ett begrepp som syftar till hur olika risker ska hanteras. Det kan handla om risker till företagets lönsamhet, till individer, till utrustning som används eller till projektet i sig. Detta är en viktig del av olika ledningssystem, både för projektledning och för andra typer av arbeten. Vid projektledning är det viktigt att veta vilka risker som finns i projektet, hur sannolika dessa är och hur ni ska göra för att undvika dessa. Det är naturligtvis även viktigt att veta vad som ska göras om det som först var en risk snabbt visar sig bli verklighet.

Risker ska estimeras både innan och under ett projekt. Hanteringen av riskerna bildar en åtgärdsstrategi. Det finns specifika kurser som syftar till att hjälpa en projektledares färdigheter inom just detta område.

Vad är förändringsledning?

Ett projekt kan även handla om att skapa förändring i verksamheten. Detta projekt är lite annorlunda jämfört med ett vanligt projekt eftersom den går ut på att hjälpa organisationer, grupper och individer att gå från en nulägessituation till ett nytt läge som är mer önskvärt. Företag och organisationer som vill lyckas med förändringsledning kan behöva ta in extern hjälp. Vi erbjuder flera typer av utbildningar, bland annat kurser inom just förändringsledning. Deltagarna får lära sig förändringsprocesser, hur arbetet ska planeras och styras samt vad man kan förvänta sig vid ett sådant projekt. Det är exempelvis inte ovanligt att stöta på motstånd vid ett förändringsarbete och det är viktigt att lära sig hantera potentiella konflikter på rätt sätt.

Hitta en kurs i projektledning i Sverige

Vill du lära dig mer om projektledning, ledarskap och andra relaterade ämnen? Vi erbjuder flera kurser och utbildningar som du med fördel kan använda för att bli en bättre projektledare. Vi tillhandahåller även flera konsulttjänster om du behöver hjälp med att driva ett projekt eller skapa förändring i verksamheten.