Processkartläggning – Identifiera och visualisera din verksamhets arbetsflöden med Actea

Processkartläggning – Identifiera och visualisera din verksamhets arbetsflöden med Actea

Med väldefinierade och tydligt visualiserade arbetsprocesser skapar man förutsättningarna ett företag behöver för att kunna utvecklas. Syftet med processkartläggning är att identifiera och konkretisera processer och arbetsflöden i företaget. Utifrån processkartläggningen kan företaget synliggöra flaskhalsar, risker och problemområden inom processerna. En processkartläggning ger en tydlig och lättförståelig överblick om hur ett företags olika avdelningar knyter an till varandra och arbetsprocesserna inom dem.

För att möjliggöra en verksamhets framgång krävs det att företagets viktigaste processer identifieras och visualiseras. Första steget mot utveckling och förändring är medvetenhet. En processkartläggning skapar processdokumentation och processkartor som främjar verksamhetens helhet i både dagens läge och inför framtiden.

Få hjälp med din verksamhets processkartläggning med en Actea konsult. Vi strävar efter att skapa en synbar och mätbar effekt inom din verksamhets vardag. 

Metoden för processkartläggning – Så fungerar det

Metoden för processkartläggning kan utföras på åtskilliga sätt. Det optimala tillvägagångssättet är att företaget utarbetar en metod för en processkartläggning de själva är bekanta och bekväma med. Det finns dock ett par grundläggande steg en processkartläggning bör innehålla:

          Steg 1 – Kartläggning:
Definiera input och output för den aktuella processen så det finns ett konkret start och slut.
Input: Vad är ingången i processen? (Till exempel ett kundbehov).
Output: Vad resulterar processen i? (Till exempel en specifik leverans)

Kartlägg alla aktörer om vad deras roller och uppgifter är inom processen.
Kartlägg händelseförloppet: vad är det första som sker i processen? Hur avslutas processen? Vilka andra aktiviteter sker mellan start och slut?

          Steg 2 – Analys:
Med en konkret nulägesbeskrivning kan företaget sedan genomföra en analys av processens alla delar:

– Hur ser processen ut i sin helhet?
– Går processen att förenkla eller förbättra?
– Är processens aktiviteter fullt optimerade?
– Förekommer det oklarheter, dubbelarbete, flaskhalsar, väntetid eller kritiska situationer?

Notera brister och problem som identifierats inom processen och se till att varje involverad person är införstådd i vad de innebär.

          Steg 3 – Målbild och handlingsplan:
Hitta en riktning och definiera en målbild för processen och vad som behöver göras för att den ska uppnås. Skapa en handlingsplan som inkluderar: vilka åtgärder behöver genomföras? Vem är ansvarig för att de genomförs? Vilket datum ska de vara genomförda?

Gör en uppföljning på processen och utvärdera den: vad har processkartläggningen haft för effekt? Behövs det vidtas fler åtgärder?

Få hjälp med din processkartläggning med en konsult från Actea

Att befinna sig i mitten av en verksamhet kan göra det svårt att få en konkret överblick över de olika avdelningarna och insikt i deras processer. Den främsta fördelen externa konsulter för processkartläggning innehar är deras utanför perspektivet. En konsult för processkartläggning från Actea ser verksamheten från en annan vinkel med möjlighet till en tydlig och objektiv överblick över företagets avdelningar och processer.

Är du intresserad av att själv lära dig hur en processkartläggning går till och utveckla din förmåga att arbeta med strategiska förändrings- och transformationsprocesser? Utbilda dig till processledare med en processledarutbildning från Actea och skapa en långvarig och effektiv lösning för ditt företags framgång och utveckling.

Actea erbjuder även konsulttjänster för verksamhetsplaner där vi hjälper dig sätta ord på viktiga milstolpar och delmål som underlättar att alla inom organisationen kan förhålla sig till de förväntade resultaten. En verksamhetsplan fungerar som ett verktyg för bättre en strategi- och affärsöverblick som ligger i nära anknytning till organisationsutveckling och budget. Actea värdesätter insiktsfull planering och gör det möjligt att skapa långsiktig affärsnytta via noggranna förberedelser.