Vad är processkartläggning?

Vad är processkartläggning?

En process definieras av Statens kvalitetsinstitut som en serie med aktiviteter som förädlar
en tjänst eller en vara. Denna serie med aktiviteter har en tydlig början och slut. Processer
kännetecknas även av att de återkommer om och om igen. Alla verksamheter består av ett
flertal processer, vissa viktigare än andra. Genom processkartläggning blir det möjligt att
analysera processerna på ett enkelt sätt.

Fördelar med processkartläggning

Processkartläggning går ut på att visa verksamhetens viktigaste processer på ett grafiskt
sätt. Genom att skapa en karta över vad som händer och hur olika processer fungerar är det
betydligt lättare att se helheten och förstå sammanhanget. Processkartläggning visar tydligt
var det finns flaskhalsar och förbättringsmöjligheter. Du kan se vilka aktiviteter som skapar
mest värde och vilka som egentligen är helt onödiga. Det blir dessutom enklare att
visualisera hur verksamheten skapar värde för kunderna samt hur väl olika avdelningar inom
verksamheten arbetar ihop.

Så här kan en processkartläggning gå till

Processhandledaren behöver bakgrundsinformation innan de kan påbörja kartläggningen av
processerna. Det innebär att man vanligtvis börjar med intervjuer för att få fram översiktlig
information. Det handlar om att ta reda vilka som är kunden eller kunderna, hur
verksamheten skapar värde, vad som behövs för att skapa detta värde och så vidare. Själva
kartläggningen kan anpassas utefter vilket behov som finns.

Exakt vad som kartläggs beror på uppdragsbeskrivningen. Ibland behövs en kartläggning
både av nuläget och av ett önskat framtida läge. Ibland behövs även en översiktlig
processkarta och en mer detaljerad processkarta. Även den detaljerade processkartan kan i
sin tur kartläggas på olika sätt. Ett exempel på en processkartläggningsmetod är linjär
kartläggning där man kan följa en process från början till slut. En annan metod är en
korsfunktionell kartläggning där man kan se hur olika processer interagerar med varandra.
Valet av rätt processkartläggningsmetod baseras på vad uppdragsbeskrivningen anger och
vad handläggaren anser behövas.

Starta på rätt sätt

Självklart är det viktigt att processkartläggningen utförs på rätt sätt och med rätt metoder.
Det är dock minst lika viktigt att en konsult inom processkartläggning får börja uppdraget
med bästa möjliga förutsättningar. Det bör finnas ett behov från kundens sida att utföra
processkartläggningen, samt en detaljerad uppdragsbeskrivning som definierar bakgrunden
och syftet med kartläggningen. Det är även bra om en konsult inom processkartläggning
redan från start kan veta vilka processer som kartläggningen ska omfatta, det vill säga vilka
avgränsningar som finns. Slutligen bör en uppdragsbeskrivning även definiera vilka målen är,
det vill säga vad är det önskade resultatet efter att kartläggningen är slutförd.

Att skapa en bra uppdragsbeskrivning är viktigt. Om du behöver hjälp kan du alltid höra av
dig till konsulten så att ni tillsammans kan gå igenom uppdragets parametrar. När det finns
en bra uppdragsbeskrivning blir det även lättare för konsulten att välja och använda rätt
processkartläggningsverktyg. Det blir helt enkelt bättre för samtliga parter om
kartläggningen kan börja bra direkt.

Att sätta mål för processkartläggningen och även själva processen är ett bra sätt att nå de
önskade resultaten. En kartläggning kan avslöja flera faktorer som behöver förbättras och
förändras. För att kunna skapa förändringarna kan det i många fall behövas ytterligare ett
projekt. De nya processerna är en del av en verksamhetsförändring som sedan måste
förankras i den ordinarie verksamheten. Detta är lättare sagt än gjort. Det kan vara en bra
idé att ta kontakt med en konsult som är expert på verksamhetsutveckling för att säkerställa
att de nya processerna verkligen leder till rätt förändringar.